イベント企画で最低限押さえるべき4つのコツ

あけましておめでとうございます、発見と創造ラボです。
びっくりしました。もうずっと更新していませんでしたね。気づいたら年が明けてしまいましたが、今日は思いつきで記事を書いていきます。

テーマは「イベント企画で最低限押さえるべき4つのコツ」です。

私は個人的にイベント企画を何度も行ってきていますが(ここ2年位平均して2〜3ヶ月に1回程度)、最低限ココを押さえないとうまくいかないよ!というお話をしたいと思います。
イベントと言ってますが、100人を超えるイベントでも、数人の飲み会でもこのコツは一緒です。ぜひ参考にしてみてください。

1,イベントのねらいは明確・シンプルに

一番大切なのが、開催しようとしているイベントは何を目的にしているのか、ということです。

この部分を考えると「これこれこういう経緯でこうだから、こうしようと思った」という複雑なものや、やや気分的・精神的なものが出来上がりがちですが、ねらいは明確でシンプルなものがよいです。

例えば…

  • 入社同期の飲み会:部や拠点を超えた情報交換をするため
  • ワークショップ:商品開発のアイディアを広く募集するため
  • 体験会:多くの人に使ってもらうことで改善のためのフィードバックを得るため
  • フリーペーパー作成:地域の埋もれている良いものを紹介し、購買につなげることで地域経済を回すため

などです。太字が最も重要とする部分です。

実際に実現可能かどうかは別として、明確に目的を用意し、それをメンバー全員で共有する。
共有することですべてのメンバーが向かう方向がわかり、なにかトラブルが起きた際も対応する指針が生まれます。

大切なのはとにかくシンプルに、一言で表現できること
シンプルに表現できないねらいは、受け取る人ごとに解釈が変わってしまうため、指針を統一することが出来ません。

2,責任者・意思決定者を明確にする

これは想像に容易かもしれませんが、意外と難しい部分です。

というのも、意思決定をする、判断するというのはかなりエネルギーの要る作業なので、なるべくやりたがらないように人間の脳はできています。

ここがあいまいになっていると「その場でなんとなく頼れる人」に意思決定を委ねてしまったり、特に少人数チームの場合は意思決定のなすりつけ合いになってしまって物事が決まりません。

「誰がリーダーで最終意思決定者なのか」「このチームの意思決定権は誰が持っているのか」を確認して準備を進めていくことを徹底しましょう。

ちなみに飲み会などの場合は高確率で「言い出しっぺが意思決定者」になりますので、言い出しっぺして他のメンバーに判断を委ねている人は考えを改める必要があります。
言い出しっぺをするときはそこまでの覚悟を決めてから、が原則です。

(補足をすると、メンバーは意思決定者にすべての判断を委ねるのではなく、AかBかとあらかじめ選択肢を提示して、そこから意思決定をしてもらうのがベターです。)

3,スケジュールを見える化しておく

少人数の飲み会等であれば特に必要はないと思いますが、場所の予約が必要なレベルの飲み会や催しの場合は、主催のメンツ全員がスケジュールを把握しておくことが必要です。

世の中にはガントチャートなんてものもありますが、そこまで作り込む必要はありません。
ですが、いつまでに何をする、ということが見てわかるようになっていることが大切です。

一般的なイベントであれば以下のように進めていくのがセオリーです。

  • 企画と日程決め
  • 場所取りやゲストのアポ取り
  • 告知
  • 準備

これをどのくらい前に行うのかを、大雑把でもだいたいの日程を決めて進めていきます。準備などはさらに細かく分類できるので、その中でも可能な限り具体的に日程を落とし込んだ状態で進めます。

ここで日程をある程度決めておくと、チームの中で今誰が何をやっているのかも比較的把握しやすくなり、作業や連絡のムダも少なくなります。

4,あらゆるパターンを想像して対策を考えておく

飲み会でもイベントでも、大抵は「想定していないこと」が起こるものです。
それが当日対応できるものであればよいのですが、特に金銭関係、事故や病気、天災など努力ではどうしようもないことも、少ない確率ですが起こりえます。

大事なのは、どんなトラブルが起こり得るのか、また起こる可能性は限りなく低いとわかっていても、もし万が一起こってしまったらどうするかをぼんやりでも考えておくことです。

また、もし不特定多数が参加するものだったり自分がホストになる場合は、相手の立場になった時に無駄がないか、ゲストに求める手続きが無駄になってしまわないかどうかを考えることも重要です。

もちろん当日になってみないとわからないことも多くあります。
ですが、事前に考えうるさまざまなリスクをリストアップし対策を決めておくと、リスクに対する解決策を考える訓練にもなります。
そのため、そのときに未知のトラブルが起きても、どうしたら解決するかを比較的冷静に判断することができるという効果もあります。

まとめ

地元・長野県上田市は比較的イベントが多数開催されている地域であると思いますが、出ては消え、出ては消えを繰り返しているように思います。

イベント企画は孤独で疲れますし辛いです。それはかつて私も経験してきたことです。
しかし、イベントを「やりたい」と思う意欲をそれでなくしてしまうのは本当にもったいない。どういったイベントもそれぞれがまちを構成するひとつであり、コミュニティになっていると私は考えています。

私は今年34になりますが、初めてイベントを主催したのは26のときでした。それからもう数えるのも面倒なほどイベントを主催してきましたが、それはもう失敗と反省の繰り返しでした。
いまでもここに挙げた項目を出来ていないときもありますので、自戒を込めて、という思いもあります。

もしイベントを企画したい人、している人がこの記事を読んで、「なるべく少ない労力で」「主催が楽しく」「ちゃんとやりたいことを叶えられる」イベントができる方が増えたら、これほど嬉しいことはありません。

(´‐`).o0(手前味噌ですが、イベント企画アドバイザーなんかもやりますのでご相談ください。)

Follow Me!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です